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我的编辑时不时会建议我写一篇关于如何提高效率的专栏文章。这肯定会引发冒名顶替综合症，因为无论我外表看起来是否高效，内心肯定感觉不到高效。公平地说，对我自己以及对任何担心自己应该做更多事情的人来说，个人生产力都是一个极其困难的问题。它需要意志力，因为通常总会有一些令人愉快的消遣。
这也需要判断力。即使是一个相当简单的问题，比如什么时候做哪项任务，也会取决于不断变化的万花筒般的变量：你是否有时间、工具、精力。随着世界的变化，任务往往会变得更加紧急或无关紧要。
这使得完成任务成为比清理杂物等更具动态性的问题。近藤麻理惠的简单建议是扔掉所有不能带来快乐的东西，这对袜子和坏掉的计算器很有效，但它不会帮助你优先处理收件箱。选项太多，一切都进展得太快。人们不会简单地清理自己的待办事项清单。
对于任何想完成所有事情的人来说，最后一个挑战是：这个目标根本无法实现。正如奥利弗·伯克曼在他的新书中所解释的那样 凡人的冥想，“那些真正需要做的事情不仅数量庞大，而且实际上无穷无尽。所以，完成所有的事情不仅非常困难，而且是不可能的。”如果你像我们大多数人每天早上一样欺骗自己，压力和失望将不可避免地随之而来。难怪我们中有这么多人因为未能实现自己不可能实现的生产力愿望而自责。
那么，本周，让我们改变剧本。与其继续传递更多铁律，不如反思一下自己在工作效率方面犯下的错误。我最大的问题是，我总是有太多项目在进行中。专栏、书籍章节、演讲和播客脚本都在争夺我的注意力。这并非没有好处。多样性很有趣，还能让我免受媒体职业生涯的起伏不定的影响。项目之间相互影响，如果你在某件事上遇到困难，你可以换到其他同样有价值的事情上。许多伟大的艺术家和科学家都是根深蒂固的慢动作多任务处理者。
但我认为，包括我自己在内的许多人，都倾向于积累比他们能合理处理更多的活跃项目。每个项目都有自己的智力和组织开销，并且存在认知拥堵的风险，因为在项目之间切换所花费的精力比完成项目所花费的精力更多。有一些技巧可以减轻这种超负荷感，但我从未找到永久的解决方案。
阿诺德·施瓦辛格 (Arnold Schwarzenegger) 是一位智者，他建议“一次只做一件事”，我又有什么资格争论呢？然而，我却从未成功摆脱这种慢动作、多任务处理的习惯，而且我从未真正尝试过。
我第二次关于生产力的忏悔 是我回复电子邮件太快。我意识到这样做可能会让人觉得是在自吹自擂，比如“我最大的缺点是我工作太努力”。但回复电子邮件并不难：只需要一个简单的归档系统和做决定的意愿。
确实，这就是问题所在。电子邮件太容易处理了，以至于人们很容易用电子邮件代替辛苦的工作。面对真正困难的任务，打开收件箱是最省力的方法。这感觉不像是在逃避真正的工作——还有什么比及时处理电子邮件更专业呢？但逃避真正的工作正是我正在做的事情。对我来说，最危险的干扰不是 YouTube 或 Instagram：而是电子邮件之类的东西，它们几乎是（但不完全是）需要完成的工作。
我快速的邮件回复是更深层次的生产力低下的症状：习惯于在没有待办事项列表的情况下打开电脑。由于缺乏明确的计划，习惯占据了上风，我深陷于电子邮件收件箱中，让其他人的优先事项凌驾于我自己的之上。在好日子里，有很多电子邮件，所以至少我完成了一些事情。在糟糕的日子里，我快速清空收件箱，然后就有失去控制的危险，浏览互联网寻找要做的事情。
解决办法非常简单。我应该确保每次打开电脑时，面前都有一份需要做的事情的清单。这是迈向前进和实现目标的一大步。事实上，我并不总是遵循这个非常简单的建议，这可能让它看起来更加幼稚。
我想我总是可以让电脑提醒我。2018 年，亚历克斯·威廉姆斯 (Alex Williams)、哈曼普里特·考尔 (Harmanpreet Kaur)、格洛丽亚·马克 (Gloria Mark) 等人介绍了使用聊天机器人来保持任务的研究。他们的机器人会弹出提示，提示人们反思当天的目标——他们想做什么，或者他们想要什么感觉。这两种提示都能有效地让人们专注于真正的工作——持续一个小时左右。然后呢？然后效果开始消退。格洛丽亚·马克建议把目标写在便签上，这样记忆会持续更长时间。
我和其他许多人都忽视了这么基本的事情，以至于当我们坐在电脑前时，提醒自己想要做什么，这似乎很荒谬。但只要点击一下鼠标，就可以分散注意力，拿出那些便签。
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