金融监管越来越严格，同时员工在家办公，交易量也比以往任何时候都大，涉及的平台也越来越多。
然而，合规团队的预算和人力资源有限，许多团队都在努力在拥有数百甚至数千名员工的金融服务公司中实施有效的风险缓解措施。
越来越明显的是，为了最大限度地降低风险，公司需要专用合规软件的帮助。
但购买并在团队和工作流程中实施该软件只是更大流程的第一步。说服员工使用合规软件才是真正起作用的。
推动软件采用
为什么员工在采用合规软件方面进展缓慢或犹豫不决？答案相当明显。对于金融服务行业的大多数员工来说，合规似乎是一项繁琐的行政任务，不会给他们带来任何直接好处。尽管合规团队可能明白，广泛的组织合规取决于每个人的参与，但员工可能更难理解他们自己的合规角色对于组织的整体使命如何不可或缺。
此外，金融服务公司通常会拼凑多种内部或第三方技术解决方案来支持合规性要求。然而，这些互不关联的工具仍然分布在不同的系统中。如果员工不知道如何或在哪里立即完成合规性任务，他们就没有什么动力去采用这些软件。
面对这些挑战，合规团队如何推动软件采用？归根结底，合规文化的创建需要让合规任务变得简单，并强调每项任务对整个公司的重要性。
以下提示可以帮助合规团队赢得员工认同、鼓励采用并降低公司的风险：
1. 让一线经理参与进来
引领软件采用和承担软件实施失败后果的责任通常只落在合规团队身上。然而，合规团队成员往往与必须在日常工作中使用该软件的员工处于完全不同的组织部门。
当一线经理承担部分责任时，可以促进更大的采用和问责制。通过确保其直接下属执行合规期望，经理可以帮助在整个组织中建立更强大的合规文化。因此，让经理了解员工的合规活动，以便他们可以专注于那些可能需要额外推动的人。合规软件可以通过仪表板、自动警报甚至预定报告来帮助这项工作——所有这些结合起来可以减少合规官一对一沟通的需要，并确保合适的人拥有他们需要的东西来帮助支持合规文化。
2. 有效发布合规更新和信息
如果员工有合规性相关问题，却找不到简单的解决方案，他们可能会不愿意或推迟使用合规性软件。因此，当他们陷入困境且没有合规官提供直接帮助时，为他们提供一种简单的方法来找到答案。
在合规软件中创建文档库或数据库（或通过合规软件轻松访问），以便员工搜索和使用。包括回答常见合规问题的材料。例如，公司对礼品和招待的政策是什么？员工应在什么时候提交这些项目的批准请求？如果员工在其他国家/地区工作，这些政策和其他政策会发生变化吗？
各个公司最常见的问题各有不同，但回答这些问题——并且让这些答案容易找到——是一个好的开始。
3. 尽可能实现手动任务自动化
强调软件如何自动化手动任务（从而释放更高价值的工作能力）将激励合规团队采用该软件。手动任务总是会带来额外的麻烦。以经纪报表为例：无论是员工自己还是合规团队成员负责将这些报表输入系统，这都需要时间。此外还有额外的管理任务，即确保一切都正确完成并追究相关人员的责任。
相反，你应该依靠一个可以每天通过电子经纪人信息自动提取已执行交易的平台，或者依靠一家提供处理纸质经纪人报表服务的公司。这可以节省员工和合规官的时间，同时增加合规团队发现、调查和化解任何可疑活动的机会。
合规软件为遵守法规提供了一种有前途的解决方案，但前提是合规团队能够解决一些常见的组织抵制原因。为了培养认同感并促进软件采用，团队必须妥善分发合规信息，尽可能自动执行合规要求，并让一线经理参与其中。这些解决方案可以帮助管理组织风险，避免昂贵的监管罚款，并防止声誉受损。
如果你喜欢这篇文章，别忘了订阅 进取的投资者。
所有文章仅代表作者的观点。因此，这些文章不应被视为投资建议，所表达的观点也不一定反映 CFA 协会或作者雇主的观点。
图片来源：©Getty Images / Erik Isakson
CFA 协会会员的专业学习
CFA 协会会员有权自行决定和报告所获得的专业学习 (PL) 学分，包括以下内容 进取的投资者. 会员可以使用在线 PL 追踪器轻松记录积分。
关键词：
