合规性无需浮华即可至关重要。在当今的监管环境中，通讯归档已从经营事后的想法转变为战略性的必要性。
像SEC和FINRA这样的监管机构不容忍差距，借口也不会坚持。如果您的归档策略过时或不一致，那么您不仅会暴露出来……您会受到审查，罚款和声誉损害。
违规的隐性成本
SEC和FINRA等监管机构要求金融公司根据严格的保留规则（例如SEC规则17A-4）维护和制作记录，该规则规则不可撤销，不可撤销的存储（WORM Compliance）。未能符合这些标准可能会导致经济处罚。
监管罚款可能非常有害，有时甚至达到数百万美元，但这仅仅是开始。当您的公司的信誉受到打击时，会造成额外的损害。信任是金融中的一切，一个合规性失误可以使客户和投资者质疑您是否值得冒险。
不合格的归档系统也会导致操作混乱。当监管机构敲门要求唱片时，您不希望团队争先恐后地将它们从过时的系统，埋藏的电子邮件和半烘烤的档案中拉到在一起。这意味着浪费时间，浪费的资源以及很多不必要的恐慌。更糟糕的是，如果您不能足够快地提供正确的记录，那么您将在进行更深入的审查，调查和法律麻烦。
不合规不仅昂贵；它是破坏性的，压力的，并且完全可以避免。
归档错误，引发罚款和调查
让我们谈谈为什么公司陷入困境：
- “设置并忘记它”陷阱 – 仅仅因为您拥有归档系统并不意味着它正在完成工作。监管机构需要实时可访问的记录 – 而不是过时的，无法搜索的文件的数字墓地。
- 拼布合规 – 使用多个断开工具似乎是一种解决方案 – 直到您意识到自己创建了合规性盲点。如果您在监管机构要求时找不到记录，那是一个问题。
- “我们稍后再解决”的借口 – 拖延是合规的定时炸弹。监管机构不在乎您的内部优先事项。他们现在想要合规，可访问的记录，而不是您下一个大项目结束后。
合规准备的归档：监管成功的关键功能
并非所有归档解决方案都是平等的。为了保持监管要求和合规性审核，您的系统必须具有以下基本功能：
✅ 自动化和实时合规性
为什么重要：像SEC和FINRA这样的监管机构要求公司以不变的格式捕获和保留沟通（包括电子邮件，聊天消息和社交媒体）。手动存档通过留下差距和不一致来增加风险。
您需要什么：一个系统以防篡改，符合蠕虫的格式自动捕获，时间戳和存储所有通信的系统，以确保监管机构能够获得所需的东西。
✅ 可扩展且安全存储
为什么重要：合规性是一项长期承诺。企业必须保留数年的记录（例如，SEC规则17A-4需要六年，前两个以易于访问的格式）。数据增长和不断发展的法规要求提供未来的解决方案。
您需要什么：基于云的，加密的存储，可以按照公司的增长进行扩展，同时保持监管级安全性，包括多因素身份验证，访问控制和内置冗余，以防止数据丢失。
✅ 即时搜索和检索监管请求
为什么重要：当监管机构请求记录时，延迟响应会引起危险信号。在过时的系统或零散的档案中争夺不遵守和惩罚的风险。
您需要什么：一个快速的，AI驱动的搜索引擎，使合规团队能够在秒内通过关键字，日期，发件人或消息类型检索记录，以获取完整的审计准备。
✅ 所有渠道的全面数据覆盖
为什么重要：监管机构正在打击“渠道外”通信。公司因未能捕获文本，WhatsApp消息和用于业务的社交媒体对话而被罚款数百万。
您需要什么：一个无缝捕获和档案的解决方案在一个可搜索的存储库中。
✅ 内置合规性监控和报告
为什么重要：主动合规性是避免罚款的关键。监管机构期望公司不仅存储数据，还可以监视危险信号的通信（例如，内幕交易，未经授权的消息传递）。
您需要什么：自动化的合规警报，关键字监视和审核日志，以帮助合规团队尽早确定风险并证明对监管机构的尽职调查。
积极的沟通合规性：明智的归档如何降低风险
合规性不是可选的，但这也不一定是负担。一个聪明，无缝的存档解决方案不仅可以保护您的公司，还可以让您安心。不再是最后一刻的争夺。不再担心缺少记录。不再担心您无法捕获最新的数字渠道。只是一种简化的，无压力的合规方法，实际上适合您。
- 不合规不仅昂贵，而且具有破坏性和破坏性。
- 常见的归档错误（例如过时的系统和数据差距）使公司脆弱。
- 强大的自动归档系统可以消除风险，并始终保持审计。
好消息是，您不必独自解决合规。使用正确的解决方案，归档成为资产，而不是责任。
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