屏幕截图和PDF长期以来一直是数字记录保存的后备工具。它们很容易创建，直接归档，并且很长一段时间以来，它们似乎“足够好”。但是，在当今的监管环境中，SEC和FINRA等机构要求完整，上下文和可验证的记录，“足够好”正在迅速成为一种责任。
随着通信变得越来越动态和数字互动的越来越复杂，静态捕获越来越多地随着现代合规的需求以及美国监管机构的期望而逐渐脱节。最近的指导和执法趋势明确了：部分记录或扁平档案不够。
合规专业人员一直适应新的要求和风险环境。是时候询问我们目前的工具是否仍然满足这一刻了。对于许多公司而言，这个答案开始发生变化。
数字通信发生了巨大变化
不久前，存档数字互动相对简单。您保存了一封电子邮件。您拍摄了网页的屏幕截图。它是静态的，可预测的，主要是基于文本的。
不再是这种情况。通信发生在不断更新的平台之间 – 聊天工具，动态网站，嵌入式小部件，交互式表单等。网页可能会根据谁观看或何时显示。聊天线程可能会在几分钟后进行编辑，也可以完全消失。
换句话说，您要捕获的东西并不静止。它正在实时变化，有时是看不见的，并且在合规性方面，这些变化非常重要。试图通过平坦的图像或PDF保持这种复杂性就像试图通过查看照片来理解肢体语言。您会得到一部分，但没有完整的故事。
为什么静态档案不够了
1。剥离上下文： 静态捕获一会儿冻结。他们没有显示以前或之后发生的事情，或者页面或聊天如何发展。很好 – 直到有人询问用户是如何经历披露的，或者何时编辑了消息，或者两个小时后的页面是否显示出不同的内容。在那一刻，平坦的PDF无法详细说明。
2。他们缺乏真实性： 屏幕截图看起来是正式的，但缺乏信誉。很难验证它何时被验证，是否显示了整个互动，还是被更改。在法律或监管环境中，这为怀疑和风险打开了大门。
3。他们没有扩展： 现代通信移动迅速且大量。手动捕获和归档屏幕截图或PDF是耗时，容易出错的且不可持续的。而且，如果您曾经尝试在一千个PDF上搜索单个关键字，那么您就知道这远非理想。
4。他们对监管机构的期望不合时宜： 像SEC和FINRA这样的机构不再满足于部分记录。他们希望对对话进行完整，准确的对话，尤其是那些触及客户和投资者的对话，或包括对合规性敏感的内容。他们在最近的执法行动中明确了这一点，该行动着重于渠道沟通和记录不良。
5。他们没有捕捉品牌体验： 即使在合规之外，忠实地保留发生的事情仍然很重要。静态档案会错过用户如何与ABR互动，旅程如何展开或动态元素的行为方式。对于营销，产品，支持或法律团队，这是一个真正的差距。重播提供了充分的，真实的重新创建数字体验，帮助品牌理解和保护重要时刻。
还有什么选择？时间准确，可重播记录
越来越多的合规团队正在朝着具有重播能力的归档系统迈进，这不仅可以节省文件或消息，还可以让您在发生时重新创建体验。
通过重播，您不会捕获静止图像。您正在保留一个时间，可以重新访问，导航和验证。
用户可以…
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